vierlande GmbH

Die Aufgabe

Die vierlande GmbH stand vor einer der komplexesten Modernisierungen in der Unternehmensgeschichte: Über viele Jahre hinweg hatten sich in den 14 Niederlassungen eigenständige ERP-Systeme, Datenstrukturen und Arbeitsweisen entwickelt – jede funktional für sich, aber isoliert im Gesamtkontext. Diese Fragmentierung führte zu inkonsistenten Daten, aufwendiger Kommunikation und fehlender Transparenz über das Gesamtgeschäft.

Die Geschäftsführung suchte eine Lösung, die Flexibilität, Integrationsfähigkeit und Zukunftssicherheit vereint – ein System, das die individuellen Stärken der Niederlassungen erhält, gleichzeitig aber zentrale Steuerung und Echtzeitdaten ermöglicht. Mit Multidata fand die vierlande GmbH einen Partner, der beides lieferte: Ein Framework, das nicht auf starre Standardprozesse setzt, sondern sich an die branchenspezifischen Anforderungen des Lebensmittelhandels anpasst – inklusive Frischemanagement, Pfandlogik, Rückverfolgbarkeit und MHD-Verwaltung.

Als führender Lebensmittel-Distributor mit Fokus auf Frische und Logistik ist die vierlande GmbH auf schnelle, fehlerfreie und präzise Prozesse angewiesen – von der Warenbestellung über die temperaturgeführte Lagerlogistik bis hin zu Auslieferung und Abrechnung. Das bisherige Systemumfeld stellte sich dabei zunehmend als Hemmschuh heraus:

• ZERSPLITTERTE SYSTEMLANDSCHAFT:
  14 eigenständige ERP-Instanzen führten zu doppelten Daten, inkonsistenten Preisen und unklaren Verantwortlichkeiten.
• MANGELNDE TRANSPARENZ:
  Geschäftsdaten lagen verteilt vor; Entscheidungen basierten oft auf veralteten oder unvollständigen Informationen.
• HOHER MANUELLER AUFWAND:
  Viele Routineaufgaben, wie Bestellvorschläge, Pfandabrechnungen oder Rückverfolgungen, erforderten händische Eingriffe und verzögerten Abläufe.

Mit der Einführung von MD-Premium als zentral organisierte Business-Software Plattform konnte die vierlande GmbH die Arbeitsweisen der einzelnen Niederlassungen konsolidieren, und die Anpassbarkeit der Software dabei dahingehend nutzen, die individuellen Ausprägungen einzelner Standorte bestmöglich intergrieren. Die Firmenleitung wiederum bekommt durch die vereinheitlichte Datenbasis einen wesentlich genaueren Eindruck über das laufende Geschäft und kann somit sehr zeitnah Entscheidungen treffen, die auf tagesaktuellen Geschäftszahlen beruhen.

Darüberhinaus konnte Multidata viele Problemfelder, die den Lebensmittelhandel immer wieder vor große Herausforderungen stellen, zur hohen Zufriedenheit des Kunden lösen:

• Frische-Lieferungen:
  Die kurzfristige Bestellung (Next-Day) von frischen Lebenmitteln (keine TK-Ware), mit einem intgrierten, automatisieren Lieferantenauftrag. Das System kann dabei Bestellprioritäten ermitteln und Bestellungen von unterschiedlichen Kunden automatisch zu einem einzigen Lieferantenauftrag zusammenfassen und die Lieferung dannach wieder auf die einzelnen Kundenbestellungen aufteilen.
• Pfand:
  Automatisches Mitverrechnen von Pfand, Führen von eigenen Pfand-Lagern, wo festgehalten wird, welche Pfand-relvanten Assets (Paletten, Kisten etc...) zu welchen Kunden ausgeliefert wurden (Zwecks Pfandrückerstattung bzw. Austausch)
• Rückholaufträge:
  Erstelltung von Rückholaufträgen auf Basis der Bestellung, damit nicht mehr Ware zurückgenommen wird, als ursprünglich ausgeliefert
• Automatisierte Bestellvorschläge:
  Kundenbestellungen werden über Tags gesammelt, analysiert und es werden Vorschläge für entsprechende Sammelbestellungen bei den Lieferanten vorbereitet.
• Bestellhistorien:
  Nutzerfreundliche, durchsuchbare Bestellhistorie, hilft dem Kundendienst bei unklaren, telefonischen Bestell-Anfragen, auf Basis der Bestellhistorie des Kunden dennoch das korrekte Produkt zu ermitteln
• Artikelnummer-Mapping:
  Erfassen und Zuordnen von kunden- und lieferantspezifischen Kundennummern zum Hauptartikel. Kunden können mit eigener Artikelnummer bestellen
• EDI-Schnittstelle:
  Integration einer EDIFACT-Schnittstelle für eingehende und ausgehende Geschäftsdokumente. Unterstützung des ZUGFeRD-Formats
• Mindesthaltbarkeit:
  Erfassung von MHDs auf Chargenebene, zentrale Übersicht über Artikel, die abgelaufen sind bzw. knapp vor dem Ablaufen sind
• Rückverfolgung:
  Genaue Aufzeichnungen von Produktauslieferungen auf Chargenebene, Gezielte Adressierung betroffener Kunden im Falle eines Artikel-Rückrufs
• Kontraktmanagement:
  Verwaltung von Lieferanten- und Kundenkontrakten, mit Überwachung von Bestellkontingenten und Neuzuteilung ungenutzter Volumina. Verwaltung von preislich abgestuftem Lieferkontraktem mit Zuteilung des passenden Preislevels entsprechend der Preissensitivität des Kunden.

Die vierlande GmbH benutzt neben dem ERP-Modul und der Dokumentenarchivierung auch das WSA-Framework und den darin enthaltenen B2B-Webshop, um ihren Kunden ein zeitgemäßes eCommerce-Angebot zur Verfügung zu stellen. Die Nutzung des HRM-Moduls für das Personalwesen und des Kundenportals des WSA-Frameworks sind angedachte Erweiterungsszenarien von MD-Premium.