ADN Distribution GmbH

Ausgangssituation bei ADN

ADN stand vor einer der größten Transformationen in der Unternehmensgeschichte: Ein ERP-System, das über Jahre gewachsen war, bremste zunehmend die operativen Abläufe – trotz seiner Größe und Funktionsvielfalt. Die Unternehmensführung suchte eine Lösung, die maximale Anpassbarkeit, schnelle Integrationsfähigkeit und langfristige Investitionssicherheit garantierte. Mit Multidata fand ADN nicht nur einen Technologiepartner, sondern auch eine Plattform, die SAP und andere Marktgrößen in zentralen Leistungsaspekten übertrumpfte – und den Weg zu einer nahezu vollständigen Ende-zu-Ende-Automatisierung ebnete.

Der Weg zum idealen ERP

Als einer der führenden Value Added Distributoren im DACH-Raum ist ADN auf hocheffiziente, fehlerfreie und schnelle Prozesse angewiesen – vom Wareneingang über die Lagerlogistik bis hin zu Abrechnung und Reporting. Das bisherige ERP-System erwies sich in mehrfacher Hinsicht als Bremsklotz:

• Starre Strukturen:
  Anpassungen dauerten Monate und verursachten hohe Kosten.
• Fehlende Schnittstellen-Offenheit:
  Die Integration neuer Systeme oder Partner war nur mit großem Aufwand möglich.
• Begrenzte Automatisierung:
  Viele Prozesse erforderten noch manuelle Eingriffe, was Kapazitäten band und die Fehlerquote erhöhte.

Mit dem Multidata Framework entschied sich ADN für einen radikal anderen Ansatz: Eine Plattform, die nicht als fertiges ERP verstanden wird, sondern als Application Framework, auf dem alle benötigten Funktionen – von ERP über CRM bis hin zu Dokumentenmanagement – individuell auf- und ausgebaut werden können. Die ADN-Projektleitung erklärte hierzu:

"Die Flexibilität und die Offenheit der Multidata-Lösung waren für uns ausschlaggebend. Wir konnten unser exaktes Geschäftsmodell abbilden, statt es in die Form eines vorgefertigten Systems zu pressen.“

Mittels Automatisierung in den Overdrive

Als Value-Added Reseller bewegt sich die ADN Distribution GmbH in dem interessanten Spannungsfeld, sich die nötige Zeit zu nehmen, um komplexe und beratungsintensive Komplettlösungen für ihre Kunden optimal auszuarbeiten, aber in der täglichen Geschäftsabwicklung keinerlei Zeit zu verlieren. Ein Gutteil des Produktportfolios von ADN besteht aus immateriellen Gütern, wie z.B. Software-Lizenzen, die nur minimale, logistische Unterstützung benötigen, wo der Kunde aber eine sehr zeitnahe Bereitstellung der bestellten Ware erwartet.

Aufgrund der Tatsache, dass ADN mehrere tausend solcher Transaktionen pro Tag verarbeiten muss, führte kein Weg an einer umfassenden Automatisierung des gesamten Angebots- und Bestellprozesses vorbei. Manuelles Abarbeiten dieser Prozesse kommt aufgrund dieser hohen Kadenz und Erwartungshaltungen der Kunden einfach nicht in Frage.

Dank der universellen Anpassbarkeit der MD-Premium Frameworks konnte das Projektteam von Multidata maßgeschneiderte, automatisierte Prozesse implementieren, die genau auf die Anforderungen des Kunden abgestimmt sind und in letzter Instanz ein No-Touch Verfahren etabliert wurde, wo von der Angebotslegung, über die Bestellung bis hin zur Lieferung und Rechnungslegung alle Vorgänge weitestgehend automatisch ablaufen. Menschliche Intervention ist typischerweise nur Problemsituationen nötig.

Zusätzlich zu der allgemeinen Automatisierung der Geschäftsabläufe wurden kundenspezifische Erweiterungen der Systemfunktionalität implementiert, die den typischen Ablaufen in der Distributionsbranche besser entgegen kommen. So werden z.B. Lizenzen, die typischerweise auf monatlicher Basis abgerechnet werden, im Angebotsprozess zu einem Gesamtpreis kumuliert, wo der Anfragesteller eine Gesamtkostenübersicht basierend auf Lizenzanzahl und Vetragslaufzeit erhält. Nach Bestellung generiert das System dann automatisch die passenden, periodischen Aufträge, um die monatliche Abrechnung der Lizenzen zu gewährleisten. Und das ist nur eine der vielen Anpassungen, die am System vorgenommen wurden, um die Arbeit der ADN Distribution GmbH zu erleichtern und zu beschleunigen.

Schnittstellen als Triebfeder operativer Exzellenz

Als Value-Added Distributor agiert die ADN Distribution GmbH nicht im luftleeren Raum. Aufgrund der Tatsache, dass die meisten Produkte per Streckengeschäft ausgeliefert werden, ist ein sehr enges, und vor allem zeiteffizienzes Zusammenspielt mit sowohl Lieferanten als auch Kunden erforderlich. Die Automation der inneren Abläufe von MD-Premium sind eine wichtige Basis, im Gesamtbild betrachtet aber nur die halbe Miete. Wahre operative Exzellenz ereicht man erst, wenn die Automatisiserung die Systemgrenzen verlässt und alle Teilnehmer entlang der Wertschöpfungskette einbezieht.

Die Antwort darauf ist eine umfassende, auf EDIFACT aufbauende Schnittstelle zum elektronischen Datenaustausch mit Kunden, Lieferanten und anderen Partnerbetrieben. Alle Geschäftsdokumente, vom Angebot, über die Auftragsbestätigung, Lieferscheine, Rechnungen, sowie Lagerabfragen und Lieferantenbestellungen werden über eine vollautomatisierte EDI-Schnittstelle an die Geschäftspartner weitergeleitet bzw. über diese empfangen und automatisch im System eingespielt.

Dank der Anpassbarkeit von MD-Premium bei der Verabeitung von EDIFACT-Dokumenten kann flexibel auf Formatunterschiede und spezifische Eigenheiten eingegangen werden, die bei einzelnen Geschäftspartnern auftreten können. Somit ist gewährleistet, dass die automatsierte Geschäftsabwicklung über EDI funktionsfähig bleibt, wenn neue Partner in die Wertschöpfungskette der ADN Distribution GmbH aufgenommen werden.

Zusätzlich zu externen Schnittstellen werden auch firmeninterne Systeme an MD-Premium angebunden. So werden die gesammelten Auftrags- und Umsatzinformationen über eine kundenspezifische Schnittstelle an eine externe Finanzbuchhaltungssoftware übertragen, damit diese am Monatsende buchhaltärisch korrekt verarbeitet werden können.

Investionsschutz dank Updatesicherheit

Individualisierungen, wie sie bei der ADN Distribution GmbH vorgenommen wurden, sind eine Investition, die über einen langen Zeitraum Früchte tragen soll und somit entsprechend geschützt werden muss. Das MD-Premium Framework ist darauf ausgelegt, dass indivduelle Erweiterungen des System absolut sauber von der Basis-Software getrennt sind. Diese Individualisierungen überstehen problemslos jeden Upgradezyklus und werden auch noch in Jahren einsatzfähig bleiben. Womit die Investitionen der ADN in ihre Business Software optimal geschützt sind, während sie bedenkenlos stets die neueste Version der Basis-Software einsetzen kann und in den Genuß neuer Features und wichtiger Sicherheitspatches kommt.