Zweifellos ist KI das allgegenwärtige Thema, über das derzeit jeder spricht. Aber bei aller Begeisterung für diese bahnbrechende Technologie darf dabei nicht außer Acht gelassen werden, dass es auch andere, wichtige Entwicklungen gibt, die man im Auge behalten muss.
Vor einiger Zeit haben wir das Thema E-Rechnungen bereits aufgegriffen und dabei nicht nur die Möglichkeiten von MD-Premium dargestellt, sondern auch herausgestrichen, dass es gesetzliche Vorgaben für die Nutzung von E-Rechnungen gibt, die zu beachten sind. Seither sind gut zwei Jahre vergangen, MD-Premium unterstützt mittlerweile auch das ZUGFeRD-Format und wichtige Stichtage rücken näher. Wir möchten daher die wichtigsten Eckpunkte zum Thema E-Rechnung noch einmal zusammenfassen.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz, der elektronisch übermittelt und automatisch verarbeitet werden kann. Im Gegensatz zu PDF-Dateien oder Papierrechnungen ermöglicht sie eine direkte Übernahme in das ERP oder die Buchhaltung, ohne manuelle Eingriffe.
Was bedeutet „strukturiert“?
Strukturiert bedeutet, dass die einzelnen Datenpunkte innerhalb der Rechnung eindeutig gekennzeichnet und in einer klaren Hierarchie eingeordnet sind, und somit auch für IT-Systeme automatisch auffindbar sind. Rechnungsbeträge, Auftragsposten, Kundennummern usw. sind alles eindeutige Datenfelder innerhalb der E-Rechnung, und das verarbeitende IT-System kann diese Felder gezielt suchen und auslesen.
In aller Regel nutzen E-Rechnungen die Beschreibungssprache XML, um die Daten darzustellen. Eine XML-Rechnung kann beispielhaft so aussehen:
<Invoice xmlns="http://www.ebinterface.at/schema/6p1/" GeneratingSystem="Demo File" DocumentType="Invoice" InvoiceCurrency="EUR" Language="de">
<InvoiceNumber>ERB_EBI61_001</InvoiceNumber>
<InvoiceDate>2023-01-01</InvoiceDate>
<Delivery>
<!-- Details zur Lieferung -->
<Date>2023-01-01</Date>
<Address>
<Name>Mustermann GmbH</Name>
<Street>Hauptstraße 10</Street>
<Town>Graz</Town>
<ZIP>8010</ZIP>
<Country CountryCode="AT">Österreich</Country>
</Address>
<Contact>
<Salutation>Firma</Salutation>
<Name>Hr. Max Mustermann</Name>
</Contact>
</Delivery>
<Biller>
…
Mittlerweile gibt es unterschiedlichste Rechnungsformate, welche die Anforderungen von elektronischen Rechnungen erfüllen, darunter die Formate ebInterface, ZUGFeRD und XRechnung, die im DACH-Raum Verbreitung finden und die von der EU vorgegebene Kompatibilität zum EU-Standard EN16931 aufweisen.
Wichtig nochmals darauf hinzuweisen: Eine PDF-Datei, die per E-Mail oder andere elektronische Wege versendet wird, gilt nicht als E-Rechnung, weil PDFs keine strukturierten Daten beinhalten, die automatisch ausgelesen werden können.
Was sind die Vorteile von E-Rechnungen
Der größte Vorteil der E-Rechnung liegt bereits auf der Hand: Die Rechnung kann direkt von Quellsystem zum Zielsystem übertragen und verarbeitet werden, ohne menschliches Zutun zu benötigen oder einen Medienbruch zu verursachen. IT-Systeme können die Rechnungen autonom auslesen und fehlerfrei verarbeiten. Womit sich sowohl Arbeitsaufwände als auch Fehlerwahrscheinlichkeiten, die beim manuellen Erfassen von Rechnungen typisch sind, spürbar reduzieren. Und sollte aus irgendwelchen Gründen eine Konvertierung in ein anderes Format nötig sein, kann dies leicht über allgemein verfügbare Technologien wie XSLT erfolgen.
Digital strukturierte Rechnungsdaten eignen sich auch bestens, um diese zeitnah an interessierte Dritte, z.B. Finanzbehörden, weiterzuleiten.
Warum muss ich mich für E-Rechnungen interessieren?
Die kurze Antwort: Weil es in der einen oder anderen Form gesetzliche Vorgaben gibt, die eingehalten werden müssen. Die EU hat die generelle Marschrichtung vorgegeben, den Austausch von Rechnungsinformationen auf eine digitale Basis zu stellen. Ab Juli 2030 wird es im Rahmen des ViDA-Programms (VAT in the Digital Age) verpflichtend sein, im grenzüberschreitenden B2B-Handel elektronische Rechnungen einzusetzen.
Wie die Einführung von elektronischen Rechnungen innerhalb eines Landes umgesetzt wird, ist jedoch höchst unterschiedlich. Daher zahlt es sich aus, die genauen Umsetzungspläne zu kennen, die die einzelnen Staatsregierungen aufgelegt haben. Hier die Situation im DACH-Raum:
Österreich
In Österreich besteht seit 2014 eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungslegung im behördlichen Geschäftsverkehr (B2G). Hierzu ist das Format ebInterface vorgeschrieben. Alternativ kann auch Peppol verwendet werden. Darüber hinaus gibt es in Österreich keinen verpflichtenden Fahrplan zur Einführung von elektronischen Rechnungen im B2B-Bereich, der über die EU-Rahmenvorgaben hinaus geht. Dennoch sollten österreichische Firmen darauf vorbereitet sein, elektronische Rechnungen zu verarbeiten. Vor allem bei Geschäftsbeziehungen mit Deutschland, wo es eine solche Verpflichtung zu E-Rechnungen gibt.
Deutschland
Die deutsche Bundesregierung hat einen konkreten Fahrplan zum Einsatz von elektronischen Rechnungen im B2B Bereich auf Schiene gesetzt. Bereits seit 2025 besteht die Verpflichtung, elektronische Rechnungen zu akzeptieren. Ab 1.Jänner 2027 sind alle Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000€ verpflichtet, elektronische Rechnungen im B2B Bereich zu legen. Ab 1. Jänner 2028 gilt diese Verpflichtung deutschlandweit für alle Unternehmen. Ausgenommen von dieser Verpflichtung sind u.a. Kleinstbetragsrechnungen unterhalb von 250€, sowie Kleinunternehmer mit weniger als 22.000€ Umsatz pro Jahr. Die gängigsten Formate in Deutschland sind ZUGFeRD und XRechnung.
Im B2G-Bereich wurde die Verpflichtung zur E-Rechnung stufenweise seit 2019 eingeführt und ist seit 2020 auf Bundesebene vollständig in Kraft.
Schweiz
In der Schweiz gibt es derzeit keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungslegung im B2B-Bereich. Gleichwohl sollten Schweizer Firmen aber darauf vorbereitet sein, elektronische Rechnungen zu verarbeiten. Vor allem bei Geschäftsbeziehungen mit Deutschland. Seit 2016 müssen Rechnungen an die Bundesverwaltung in der Höhe von über 5000 Franken in einem elektronischen Format gelegt werden. Übliche Formate sind ZUGFeRD CH, Swiss Invoice und UBL.
EDIFACT-Rechnungen
Viele Unternehmen nutzen bereits seit Jahren den EDIFACT-Standard zum elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten, was u.a. auch Rechnungen umschließt. Prinzipiell wird es auch in Zukunft möglich sein, EDIFACT-Rechnungen zu übermitteln. Damit diese aber in Deutschland als gültige E-Rechnungen im Sinne der EU-Vorgaben anerkannt werden, muss man aus diesen Rechnungen einen Meldedatensatz gemäß dem Umsatzsteuergesetz korrekt und vollständig extrahieren können. Insofern muss ev. das Format angepasst bzw. erweitert werden, damit man zu den EU-Normen kompatibel ist.
Conclusio
Sollten Sie sich bisher noch nicht mit dem Thema E-Rechnung befasst haben, so ist jetzt der richtige Zeitpunkt. Selbst wenn es an Ihrem Heimatstandort keine Verpflichtung zur E-Rechnung gibt, so wird die Verpflichtung zur Legung von E-Rechnungen in Deutschland zu einer massiven Verbreitung von elektronischen Rechnungen führen. Und somit werden Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit mit dem Thema E-Rechnungen in Berührung kommen.
Zusätzlich dazu gibt es in allen DACH-Ländern eine Verpflichtung, im behördlichen Geschäftsverkehr elektronische Rechnungen einzusetzen. Während Finanzbehörden europaweit zunehmend dazu übergehen, steuerrelevante Umsatzinformationen in Echtzeit zu erhalten und zu verarbeiten. Was wiederum nur mit elektronischen Rechnungen machbar ist. Und das alles vor dem Hintergrund der ViDA-Initiative, die spätestens mit 2030 den Einsatz von elektronischen Rechnungen defacto unabdingbar macht.
Die gute Nachricht für MD-Premium Benutzer: Ihr System ist bestens auf das Zeitalter elektronischer Rechnungen vorbereitet. Ob ZUGFeRD, ebInterface, UBL oder XRechnung - ihr System beherrscht diese Formate, kann Rechnungen erzeugen und verarbeiten. Dank der Dokumentenarchivierung mit S3-Anbindung können diese Dokumente auch revisionssicher abgelegt werden, womit die behördlichen Anforderungen an Datensicherheit und Manipulationsschutz erfüllt werden können.
Und Benutzer der EDIFACT-Schnittstelle können der E-Rechnungspflicht in Deutschland gelassen entgegenblicken, da das systeminterne Datenformat, auf dem die EDIFACT-Kommunikation aufgebaut ist, die nötigen Daten bereitstellt, die von den Finanzbehörden im Rahmen von E-Rechnungen gefordert werden.
In weiteren Beiträgen werden wir dann im Detail darauf eingehen, welche Möglichkeiten MD-Premium beim Thema E-Rechnung bietet und was die nächsten Schritte für Sie als Anwender sind.