Horiba GmbH

Ausgangssituation

Zum Zeitpunkt der ersten Gespräche und Softwarepräsentationen hatte HORIBA die Software Mesonic im Betrieb. Horiba war mit der Betreuung unzufrieden sowie mit der Tatsache, dass Softwarebugs schlichtweg nicht korrigiert wurden. Die Anforderungen an eine neue Lösung bestanden u.a. in den Bereichen Assembling (Produktionsaufträge und Produktionssets), Verwaltung von über 2.500 Artikeln, Einhaltung der ISO 9000 Zertifizierung, Office Integration sowie Reporting an die japanische Konzernmutter. Weitere wichtige Punkte für HORIBA waren der Layoutgenerator sowie Finanzbuchhaltungs- und Anlagenbuchhaltungssoftware.

Ausschlaggebend für den Einsatz von MD-Premium war die unerreichte Flexibität der Software. Die Software-Suite von Multidata beinhaltet viele Funktionen für Groß-/Einzelhändler und Dienstleister. Des Weiteren existieren bereits zahlreiche spezielle Funktionen für bestimmte Branchen. Somit konnte die Multidata-Lösung in ihrer Standard-Ausführung bereits fast alle Anforderungen von HORIBA abdecken. Und dank der universellen Anpassbarkeit der Software konnten auch die restlichen Wünsche und Anforderungen von HORIBA zu deren vollen Zufriedenheit umgesetzt werden.

Umsetzung

Damit diese Software-Anpassungen auch genau die Zwecke des Kunden treffen, ist es essentiell, dass der Software-Anbieter die Wünsche des Kunden versteht und mit den Workflows in der entsprechenden Branche ertraut ist. Die Organisationsgespräche zwischen Multidata und HORIBA vor Installationsbeginn stellten daher den wichtigsten Projekt-Abschnitt dar, in dem alle Arbeitsprozesse und Anforderungen genauestens klassifiziert wurden.

Nach Installation der Oracle-Datenbank, auf der alle Software-Komponenten installiert wurden, erfolgte die Datenübernahme, bei der die Workflowstruktur des Unternehmens berücksichtigt wurde. Nur auf diese Weise erhält der Kunde eine an seine Arbeitsprozesse angepasste Softwarelösung. Die darauffolgenden Customizingarbeiten beschäftigten sich weiterhin mit der Umsetzung der in den Organisationsgesprächen definierten Detailanforderungen von HORIBA. Die Schulung ging nach dem Train-the-Trainer Prinzip vor und war somit zeit- und kosteneffizient.

Multilingualität & Internationalität der Software

HORIBA ist ein internationales Unternehmen mit Niederlassungen auf der ganzen Welt. Das ist auch der Grund, warum die Unternehmenssoftware ebenfalls international einsetzbar sein muss – beispielsweise mit Optionen für mehrsprachige Einträge. MD-Premium bietet die Möglichkeit, mehrsprachige Artikelbezeichnungen, Mengeneinheiten, Notizen und Belegdru-cke einzugeben. Eine klientenübergreifende Übersetzungstabelle erleichtert das Erweitern und Ändern der Übersetzungen und man kann – zusätzlich zu den vielen bestehenden Übersetzungen – jederzeit neue Sprachen anlegen. Sogar eine Aktualisierung der Übersetzungen via Webservice ist möglich. HORIBA hat zahlreiche Lieferungen nach Osteuropa zu tätigen und die neue Unternehmenssoftware unterstützt auch Auftragsabwicklungen ins Ausland.

Geräteverwaltung

Eine der wichtigsten Anforderungen ist die Verwaltung der Geräte und Ersatzteile (mit Seriennummern) sowie deren Wartungsleistungen. So unterstützt die Multidata-Software den Aufbau einer Geräteevidenz, bei der eine Gerätehistorie mit allen an einem Gerät geleisteten Service- und Wartungsleistungen aufgezeichnet wird. Bei den Geräten wird je nach Anwendung in Luftqualitäts-Messnetzen, Rauchgas-Messsystemen oder für KFZ-Abgasen zwischen fertigen, produzierten und modifizierten unterschieden. Es ist sehr wichtig, dass die eingesetzte Software dies auch handhaben kann.

Ticketsystem

Zu einem qualitativ hohen Service gehört auch der schnelle und kompetente Umgang mit Reklamationen. Unter den in der Software integrierten CRM-Funktionen gehört unter anderem ein Ticketsystem, bei dem man Anfragen von Eingang bis zur Lösung mit Hilfe von Status- und Prioritätsangaben, Fehlercodes, Fortschrittsanzeige, Weiterleitung an zuständige Mitarbeiter, verschiedenen Notizfeldern und einem Bearbeitungsverlauf zur Zufriedenstellung aller Kunden bearbeiten kann. Des Weiteren kann man Dokumente und Mails via Drag & Drop oder mittels Scannen des Posteingangs hinterlegen.

Auftragsabwicklung, Produktion & Lager

Bei der komplexen Artikelverwaltung kann HORIBA mit MD-Premium verschiedenste Referenz-Artikelnummern handhaben (Artikel von verschiedenen Unterlieferanten/Herstellern werden im System mit verschiedenen Referenz-Artikelnummern geführt). Eine weitere Hauptfunktion für die Auftragsbearbeitung im Hause HORIBA ist die Administration von Produktions-Sets, drei verschiedenen Preislisten-Varianten und Lagern. Bei letzteren werden ein Hauptlager und mehrere „Segment“-Lager, von denen die Techniker ihre Produkte beziehen und Bestellvorschläge kreieren, benötigt. MD-Premium ermöglicht den Usern der Firma HORIBA die Verwaltung von vielen verschiedenen Auftrags- und Produktions-Arten – z.B. Anzahlungs-Rechnungen, Dienstleistungs-Belege, Lieferanten-Zugänge, Bestellungen, Sub-Lieferanten (z.B. für Veredelungen), Arbeiten, die nach den Sub-Lieferanten durchgeführt werden u.v.m. Horiba kann auch problemlos Warengruppen, sowie ganze Warengruppenbäume erstellen und verwalten.

Reporting

Das integrierte Report-Modul von „Crystal Reports“ liefert Standard-Statistiken mit Daten und Geschäftsinformationen, die HORIBA dem Informationsaustausch mit dem Mutterkonzern dienen. Überdies gibt es einen integrierten, Multidata-eigenen Berichtsgenerator, mit dem noch einfacher Datenauswertungen vollbracht werden. Abgerundet wird das Auswertungssystem mittels des integrierten OLAP-Moduls

Support – das Tüpfelchen auf dem I

HORIBA goutiert auch Multidatas Rundum-Betreuung ihrer Kunden. So wie die Geschäftsabläufe ständig einem Wandel unterliegen, so sollte auch eine Software niemals stillstehen. Deshalb entwickelt und programmiert Multidata ständig die Software weiter und Programm-Updates stehen für Kunden im Download-Bereich der Homepage bereit. Derartige Updates sind vom Wartungsvertrag abgedeckt und verursachen daher keine zusätzlichen Kosten. Die von Multidata angebotene Wartung beinhaltet zusätzlich Hotline-Service und Remote-Wartung, deren inkludiertes Ausmaß vom gewählten Modell abhängt. Dieses an die jeweils bestehenden Betreuungsbedürfnisse anpassbare Wartungskonzept entspricht Horibas Vorstellun-gen von einer zufriedenstellenden Betreuung.

Resultat

Die für HORIBA bereitgestellte Lösung mit den Modulen ERP, CRM sowie Finance bildet alle Arbeitsschritte der Firma ab. Die einheitliche Datenbank (ORACLE) für Warenwirtschaft und Finanzabwicklung vereinfacht darüber hinaus die Datenverwaltung immens. Die Mitarbeiter von HORIBA haben ein Werkzeug in der Hand, das einfach zu bedienen und funktionell einsetzbar ist.