e2 elektro GmbH

Die Aufgabenstellung

e2 elektro GmbH benötigte von Anfang an eine flexible und erweiterbare Business Plattform, die nicht nur die Disziplinen Warenwirtschaft, Lagermanagement, Logistik und eCommerce unter einem Software-Dach vereint. Darüber hinaus und noch viel wichtiger soll diese die Performance-Anforderungen erfüllen, die ein modernes, vernetztes Großhandelsunternehmen benötigt, um an den dynamischen, sich ständig weiterentwickelnden Märkten des 21. Jahrhunderts bestehen zu können.

Mit einem Sortiment von über 4500 Produkten, hohen Umschlagzahlen, einem Zentrallager und drei Abhollagern ist das Thema Lagerverwaltung und Logistik natürlich von zentraler Bedeutung. Sämtliche Lagerbewegungen werden über eine mobile Lösung basierend auf MD-Premium WMS und dem Web-Client. Eingehende Ware wird per Scanner erfasst und bekommt einen passenden Lagerplatz zugewiesen.

MD-Premium unterstützt bei der e2 elektro GmbH eine chaotische Lagerhaltung, sowie mehrere Standorte und diverse Lager an einer Niederlassung. Waren haben im Lager keinen fixen Ablageplatz. Das System bestimmt bei Wareneingang den nächsten passenden Lagerplatz und weist diesen zu. Bei hohen Umschlagzahlen und einem sich stetig anpassenden Sortiment ist die dynamische Zuweisung freier Lagerplätze von unschätzbarem Vorteil, wenn es darum geht, die verfügbare Lagerfläche optional auszunutzen.

Das System optimiert dabei die Lagerhaltung basierend auf der Umschlagshäufigkeit einzelner Artikel. Dadurch werden die Pickwege verkürzt und die Kommissionierungsvorgänge beschleunigt.

Aber nicht nur die tägliche Routine wird zur Gänze mobil abgedeckt, auch die Lagerinventuren erfolgen auf Basis eines mobilen Ansatzes. Die Nutzung von Scannern zur Durchführung einer Inventur vereinfacht und beschleunigt den Vorgang der Inventur merklich. Es sind keine Inventurlisten und manuelle Übertragungen der Daten in das System nötig. Dank der Vereinfachung des Inventurvorgangs können laufende Inventuren durchgeführt werden, ohne das laufende Geschäft zu unterbrechen oder spürbar zu beeinträchtigen.

Vollständige Digitalisierung

Eine der integralen Zielsetzungen der e2 elektro GmbH ist eine hervorragende Lieferqualität und Produktverfügbarkeit zu erreichen, bei gleichzeitig großer Sortimentsbreite. Um dieses Ziel zu erreichen, musste die e2 elektro GmbH eine umfassende Digitalisierung der Geschäftsvorgänge entlang der gesamten Liefer- und Wertschöpfungskette in Angriff nehmen, um die hohe Kadenz an Geschäftsvorgängen performant und vor allem fehlerfrei abwickeln zu können.

Auf Basis des EDI-Modul von MD-Premium wurde eine vollständige, auf EDIFACT aufsetzende Kommunikationsschnittstelle etabliert. Bestellungen von Kunden laufen automatisch über die EDI-Schnittstelle ins System und werden weiterverarbeitet. Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen werden allesamt über EDI an die Kunden übermittelt.

Eine vergleichbare Integration erfolgt auch in Richtung Lieferanten und Spediteure. Bestellungen, Lieferscheine, Lagerstände, Transportaufträge… alles wird über die EDI-Schnittstelle empfangen bzw. übermittelt. MD-Premium wurde dabei entsprechend angepasst und automatisiert, so dass das System den individuellen Anforderungen und Wünschen der e2 elektro GmbH entspricht.

Dank dieser integrierten, elektronischen Schnittstelle beschleunigen sich die Geschäftsabläufe spürbar, während die Fehlerwahrscheinlichkeit durch die Vermeidung von Medienbrüchen und manuellen Eingriffen minimiert wird. Die e2 elektro GmbH erhält pro Tag bis zu duzende von Bestellungen über die EDI-Schnittstelle, mit 20 oder mehr Bestellpositionen,[CP3.1] die von MD-Premium problemlos verarbeitet werden. Und damit ist das Potential des Systems noch nicht einmal ansatzweise ausgeschöpft.

Ein wichtiger Aspekt der gesamten Auftragsabwicklung ist auf die unterschiedlichen Lieferszenarien einzugehen. Die Belieferung von Kunden aus dem Zentrallager über Spediteure und Versanddienstleister ist nur eine der Möglichkeiten. Die Belieferung über die Abhollager in Wien und Graz eine andere. Darüber hinaus beherrscht das System sog. Streckenlieferungen, wo die Ware direkt vom Hersteller zum Kunden transportiert wird, während die e2 elektro GmbH als Vermittler fungiert und die Geschäftsabwicklung inkl. Geldfluss übernimmt. Wird der Versand über einen Versanddienstleister durchgeführt, erstellt das System automatisch das passende Versandetikett für das Paket. Ein Versandmanager, der die Kommunikation mit den Speditionen und Versanddienstleistern regelt, wurde automatisch über das System angebunden.

Eingangsrechnungen, die noch nicht digital zugestellt werden, werden über das Archivmodul digitalisiert und in einen Prüfungs- und Rechnungsworkflow eingeleitet. Nach Abschluss dieses Workflows wird der digital eingebuchte Warenzugang automatisch in eine Eingangsrechnung umgewandelt, in die Buchhaltung übergeleitet und zum Zahlungslauf an den Lieferanten freigegen.

eCommerce inklusive

Die EDI-Schnittstelle sorgt für eine vollständige Digitalisierung von Geschäftsabläufen. Da die Nutzung von EDI allerdings mit Kosten verbunden ist, ist dieses Szenario nur für größere Kunden gangbar. Für klein- und mittelständische Unternehmen ist der Aufbau einer EDIFACT-Infrastruktur wirtschaftlich nicht sinnvoll.

Um dieser Kundengruppe ebenfalls eine digitale Möglichkeit zu bieten, Bestellungen bei der e2 elektro GmbH zu hinterlegen, wurde ein B2B Webshop etabliert und mit dem ERP-Modul von MD-Premium integriert. Der Datenaustausch mit dem externen Webshop und MD-Premium erfolgt dabei über die REST-Schnittstelle des WSA-Moduls, die den Webshop mit Produkt- und Katalogdaten, sowie Lagerständen und den jeweiligen Kundenpreisen inkl. Nebenkonditionen versorgt.

Eine große Stärke dieser Lösung ist das integrierte Produktdatenmanagement von MD-Premium. Anders als bei vielen anderen ERP-Lösungen bietet MD-Premium umfangreiche Möglichkeiten, im Artikelstamm entsprechende Produktinformationen zu hinterlegen und zu pflegen. Produktbilder, Beschreibungen, Produkteigenschaften und Dokumente werden alle zentral am ERP Artikelstamm gepflegt und dem Webshop zur Verfügung gestellt. Das vereinfacht die allgemeine Wartung und Pflege von Artikeldaten und macht den Einsatz einer zusätzlichen PIM-Lösung überflüssig.

Gekommen, um zu funktionieren

Um Fehler bei der Zusammenstellung von Lieferungen zu vermeiden, wurde MD-Premium in die Packtischkontrolle eingebunden. Waren werden per Scanner erfasst und in den einzelnen Paketen bzw. Paletten zugeordnet. Damit ist sichergestellt, dass die korrekten Waren in der korrekten Stückzahl verpackt und an den Kunden ausgeliefert werden. MD-Premium verwaltet zudem EAN-Codes und Gefahrengutinformationen. Retourwaren werden über eine erweiterung des MD-Premium Ticketmanagements verwaltet.

Nachdem Aufträge, die im ERP verwaltet werden, auch korrekt abgerechnet werden können, wurde MD-Premium in die Buchhaltungssoftware der e2 elektro GmbH integriert, um Konto- und Auftragsdaten zu synchronisieren und somit einen reibungslosen Ablauf in Richtung Buchhaltung zu gewährleisten.

Über einen separaten Klienten werden neue Produkte angekauft, getestet, sowie bei positiver Beurteilung in Marketing und Co vorbereitet für den Transfer in die produktive Systemdatenbank. Somit konnten im parallelen Mandanten das gesamte Handling für neue Ware mit der gleichen Useroberfläche und Handling abgebildet werden.

MD-Premium ist bei der e2 elektro GmbH ein System der ersten Stunde. Implementiert, als die Firma aus der Taufe gehoben wurde und laufen an neue Anforderungen und Wünsche des Kunden angepasst, repräsentiert das System eine langjährige und erfolgreiche Partnerschaft zwischen Multidata und der e2 elektro GmbH und trägt einen durchaus nennenswerten Anteil am Geschäftserfolg dieses Handelsunternehmens bei.