Aufträge über E-Mail leicht gemacht

Kennen Sie das? Sie öffnen Montag morgens Ihre Mailbox und finden haufenweise Kundenbestellungen, die per E-Mails eingelangt sind. Und Sie wissen, Sie werden den gesamten Vormittag damit verbringen, diese E-Mails abzuarbeiten und die Bestellungen in Ihr ERP zu bringen.

Ein neuralgischer Punkt, der vielen Kundendiensten ständige Kopfschmerzen bereitet, ist das Abarbeiten von Aufträgen, die per E-Mail einlangen. Das kostet Zeit, verursacht Fehler und bindet das Team in einer wichtigen, aber auch stupid-monotonen Arbeit, während höherwertige Aufgaben gezwungenermaßen liegen bleiben.

Und jetzt stellen Sie sich vor, Sie könnten diesen Vorgang weitestgehend automatisieren. E-Mails analysieren und einlesen auf einer 24/7-Basis. Die nötigen Informationen aus einer E-Mail extrahieren, egal wie diese E-Mail verfasst wurde und wo sich diese Informationen befinden. Und daraus dann automatisch Bestellungen in MD-Premium generieren.

Die Konsequenz daraus ist Zeit. Stundenlange Arbeit, die bislang in die Erfassung von Aufträgen geflossen ist, wird auf einen Schlag frei, um Ihre Kunden zu beraten, Probleme zu beheben, Märkte und Kundenwünsche zu analysieren.

Was bis vor kurzem noch extrem schwierig war, weil konventionelle Algorithmen an der Komplexität dieser Aufgabe gescheitert sind, ist dank der Verfügbarkeit von AI-Systemen nun möglich geworden. Und Multidata hat darauf reagiert.

Die AI-unterstützte Auftragsanlage... in a nutshell

Die AI-unterstützte Auftragsanlage lässt sich in 4 einfachen Schritten erklären:

• Postfächer werden mit MD-Premium synchronisiert und E-Mails automatisch eingelesen
• E-Mails werden gemeinsam mit einem indviduellen Prompt-Stack einer AI übergeben. Die AI anaylisert die Daten und extrahiert alle nötigen Informationen aus dem E-Mail und Anhängen
• Die AI erstellt für jeden Auftrag ein einheitliches Datenfile, dass von MD-Premium verarbeitet werden kann.
• Diese Datenfiles werden in MD-Premium importiert und Aufträge werden daraus generiert.

Sehen wir uns im Detail an, wie die AI-unterstützte Auftragsanlage von MD-Premium AI funktioniert.

Das Erfolgsrezept: Bewährtes mit Neuem kombinieren

Um Aufträge automatisch aus einer E-Mail zu generieren, haben wir die Macht einer AI mit zwei Mechanismen gekoppelt, die in MD-Premium bereits seit Jahren zuverlässig ihren Dienst verrichten: Die Mailsynchronisation via Microsoft Graph (ehem. Exchange Web Service) und die Auftragsanlage über JSON-Importe, ursprünglich gedacht für die Anbindung externer Bestelltools und Webshops.

Der Ablauf der Auftragsanlage läuft – grob gesprochen – in folgenden Schritten ab:

1. Eine E-Mail langt in einem spezifischen Postfach ein.
2. Das E-Mail wird mit der MD-Premium Datenbank synchronisiert.
3. In der AI/JSON Engine wird ein konkreter AI-Ablauf getriggert, wobei das E-Mail (inkl. Anhänge) gemeinsam mit einem vordefinierten Prompt-Stack an ein AI übergeben wird.
4. Die AI führt die Analyse gemäß dem Prompt durch und gibt die Auftragsdaten per JSON-Datenstruktur an MD-Premium zurück.
5. Die JSON Datenstruktur wird auf Korrektheit überprüft und in eine spezielle Importtabelle für Aufträge geschrieben.
6. Aufträge, die korrekt abgebildet werden konnten, können umgehend ins System übernommen und abgearbeitet werden.
7. Bei Imports, wo Probleme aufgetreten sind (z.B. nicht erkannte Auftragsposten), kann manuell nachgearbeitet werden. Sobald dieser Import korrigiert ist, kann er ebenfalls in die Auftragsabwicklung übergeleitet werden.

Folgendes Schaubild soll diesen Ablauf nochmal verdeutlichen:

… und am Anfang war der Prompt

Die größte Erweiterung, um diesen Arbeitsablauf auf Schiene zu setzen, ist natürlich die Anbindung von AIs an MD-Premium. Das System gestattet Ihnen, Zugänge zu unterschiedlichen AI-Anbietern einzurichten, wobei derzeit (Stand Juni 2026) nur die LLMs (Large Language Model) von Mistral unterstützt werden. Mistral ist im Moment der einzige AI-Anbieter, der die Anforderungen der europäischen Datenschutzrichtlinien zuverlässig erfüllt. Weitere Anbieter können aber in Zukunft hinzugefügt werden, wenn dies erforderlich bzw. rechtlich vertretbar ist.

Die wirkliche Magie geschieht dann in den Prompts, die an die AI als Arbeitsanweisung übermittelt werden. Um einen Prompt in MD-Premium zu definieren, braucht es primär zwei Dinge:

• Die Arbeitsanweisungen an die AI in natürlichsprachigem Text
• Eine Formatanweisung für die Antwort, die die AI an MD-Premium zurückschickt, in Form eines JSON-Schemas

Was genau ist JSON?

Kurz gesagt, JSON ist ein technologieübergreifendes, weltweit genormtes Austauschformat für Daten, das von praktisch jedem modernen IT-System beherrscht wird.

Die Gründe, warum JSON an diesem Punkt zum Einsatz kommt, sind zweierlei:

• Man zwingt die AI dazu, eine fixe Struktur bei der Antwort einzuhalten. Tut man dies nicht, läuft man Gefahr, dass die AI sich mehr Freiheiten bei den Antworten nimmt und diese in Formaten zurückliefert, die von MD-Premium nicht immer verstanden werden.
• MD-Premium versteht dieses Datenformat. Nachdem die JSON-Engine ursprünglich für den Import von Bestelldaten aus externen Webshops entwickelt wurde, sind ausgearbeitete Schemata bereits vorhanden und können sofort verwendet werden.

Das Promptsystem von MD-Premium unterstützt dabei die Auswahl unterschiedlicher Modelle für den jeweiligen Prompt. So können Sie kleine, günstigere Modelle für wenig anspruchsvolle Aufgaben nutzen. Während die großen Modelle auch komplexere Aufgaben zufriedenstellend lösen, dafür aber auch teurer sind. MD-Premium lässt Ihnen die Wahl.

Zudem beherrscht das System zwei Mechanismen, die in der täglichen Arbeit mit der AI sehr hilfreich sein können. Durch Prompt-Stacking – also das Aufbrechen komplexer Anweisungen in mehrere, kleinere Unteranweisungen - arbeitet die AI die Anweisdung sequentiell ab und die Ergebnisse werden tendenziell genauer. Mit Prompt-Chaining haben Sie die Möglichkeit, optionale Folgeprompt aufzurufen, wenn sich gewisse Bedingungen während der Analyse ergeben haben.

Es ergibt sich ein Muster

Ein LLM ist im Grunde seines Herzens ein hoch-potenter Mustererkennungsfilter. In dieser Disziplin sind LLMs unschlagbar und der perfekte Ansatz, um unklar strukturierte Informationen zu analysieren und die richtigen Schlüsse daraus zu ziehen. Wie z.B. Bestellungen per E-Mail.

Denn so viel ist sicher… Sie haben keine Kontrolle darüber, in welcher Form die Informationen bei Ihnen einlangen. Schon alleine das Datenformat könnte unterschiedlicher nicht sein. Von einfachen Textmails, über eingescannte oder fotografierte Formulare, bis hin zu PDF oder Excel-Dateien sind Sie mit allem konfrontiert, was technisch heutzutage üblich ist. Von der Frage, welche Informationen an welcher Stelle zu finden sind, ganz zu schweigen. Konventionelle Algorithmen kommen hier sehr schnell an ihre Grenzen.

Und genau hier spielt das LLM seine große Stärke aus. Egal, womit Sie das LLM füttern, es wird mit einer sehr hohen Wahrscheinlichkeit die Texte korrekt für eine Weiterverarbeitung extrahieren und die nötigen Informationen darin aufspüren, um einen Auftrag erfolgreich in MD-Premium importieren zu können.

Die Kombination aus LLM und MD-Premium ist so flexibel, dass alternative Datenpunkte verwendet werden können, um Kunden und Bestellpositionen korrekt zu identifizieren. So erfolgt die Kundenidentifikation auf Basis von Lieferadressen, Kundennummern, UIDs und ähnlichen, eindeutigen Merkmalen. Bei Bestellpositionen können wiederum alternative Identifikatoren wie EAN-Nummern oder Kundenartikelnummern mitgegeben werden, für den Fall, dass die interne SKU nicht gefunden wurde.

Auf der Überholspur ins System

Sobald die AI ihre Arbeit erledigt hat und die vorhandenen Informationen extrahiert und in eine geordnete Struktur gebracht hat, kann die AI/JSON-Engine von MD-Premium übernehmen. Das Datenobjekt wird auf Korrektheit überprüft und in einer speziellen Import-Datenstruktur hinterlegt. Nachdem die AI/JSON-Engine von Haus aus für den Import von Bestelldaten konzipiert wurde, sind bereits alle Werkzeuge vorhanden, diesen Prozess schnell und effizient durchzuführen.

Bestellungen, welche die Eingangsprüfung erfolgreich durchlaufen haben, können mit einem einzigen Mausklick in die Auftragsabwicklung übergeführt werden. Bestellungen mit fehlenden oder mangelhaften Daten werden rasch identifiziert und einer Bereinigung zugeführt. In den allermeisten Fällen handelt es sich um folgende Probleme:

• Eine Bestellposition konnte nicht erkannt bzw. mit einem aktiven Produkt des Artikelstamms korreliert werden.
• Es gibt eine Diskrepanz zwischen dem Preis, der in der Bestellposition angegeben wurde, und dem Preis, der vom ERP berechnet wird.

Die AI/JSON-Engine bietet praktische Funktionen, diese Probleme rasch aus dem Weg zu räumen, wie die manuelle Auswahl eines Produkts oder die Neuevaluierung dieses Datensatzes für den Fall, dass ein Fehler im Artikelstamm zuerst korrigiert werden musste. Zudem erkennt MD-Premium automatisch, wenn Diskrepanzen aus einer falschen Verpackungsangabe resultieren.

Das klassische Beispiel: Der Kunde bestellt 3 Stück eines Produkts, meint aber in Wirklichkeit 3 Packungen, die je 48 Stück beinhalten. Wird in der Bestellung eine Preisangabe mitgeliefert, durchsucht MD-Premium die Datenbank nach einer Verpackungseinheit, die mit dem Preis korreliert und korrigiert die Bestellung automatisch.

Wobei die ursprüngliche Nachricht, wie auch die Datenstruktur, die vom der AI erzeugt wurde, immer einsehbar ist. Im schlimmsten Falle kann ein Bearbeiter also stets an die Quelle zurückkehren, um herauszufinden, ob der AI ein Fehler unterlaufen ist, oder ob die Bestellung tatsächlich so unklar formuliert wurde, dass eine Rücksprache mit dem Kunden nötig ist.

Wie profitieren Sie nun davon?

Wie schon eingangs herausgestrichen, ist der Hauptvorteil dieser Lösung Zeit. Ihr Kundendienst ist zu wertvoll, um seine Kapazitäten mit der manuellen Erfassung von Aufträgen zu binden. Mit der AI-unterstützten Auftragsanlage von MD-Premium setzen Sie diese Kapazitäten frei für höherwertige Aufgaben.

Hierzu ein anschauliches Beispiel:

Mit der AI-unterstützten Auftragsanlage von MD-Premium kann sich Ihr Kundendienst vermehrt darauf konzentrieren, worin Ihr Kundendienst wirklich brilliert: Kunden kompetent beraten und Problemstellungen rasch und zuverlässig beseitigen. Und die ersten Kunden von Multidata werden diese Funktion in den nächsten Wochen in Betrieb nehmen, um von diesem Effizienzgewinn zu profitieren.

Aber die Vorteile hören dort noch nicht auf. Dank der Flexibilität im Einsatz von AI-Prompts haben Sie die Möglichkeit, individuelle Verarbeitungsstrukturen aufzubauen, die auf unterschiedliche Szenarien angewendet werden können.

Hierzu wieder ein Beispiel: Sie haben eine allgemeine Mailbox, wo Anfragen aller Art hereinkommen können. Sie erstellen für diese Mailbox einen Prompt, der eine Vorab-Prüfung des Mails vornimmt, um festzustellen, ob es sich dabei um eine Bestellung, eine Ticketanfrage oder ein Dokument handelt, das archiviert werden soll. Je nachdem, wie diese Prüfung ausgeht, werden über den Verkettungsmechanismus (Prompt Chaining) die passenden Folgeprompts angestoßen, um die eigentliche Verarbeitung zu übernehmen.

Haben Sie eine dedizierte Mailbox nur für die Bestellannahme, kann die Vorab-Prüfung entfallen und die Verarbeitung direkt angestoßen werden. Wobei Sie für jeden Prompt den Anbieter und das passende Modell wählen können, um das Maximum an Kosteneffizienz und Ergebnisqualität herauszuholen.

Wenn auch Sie Ihre Bestellprozesse mit AI optimieren möchten, kontaktieren Sie Ihren Multidata Kundenbetreuer oder schicken unserem Supportteam eine Nachricht.