Allen Versuchen zum Trotz, Papier aus dem modernen Geschäftsalltag zu verbannen, ist das papierlose Büro nach wie vor ein Wunschgedanke, der nur lückenhaft umgesetzt wurde. Und so müssen sich Firmen auch heutzutage mit gedruckten Dokumenten befassen, und den damit einhergehenden Herausforderungen, die Papierdokumente mit sich bringen: Massiver Platzbedarf und die Schwierigkeit, gezielt nach einer bestimmten Information zu suchen.
Die Dokumentenarchivierung von MD-Premium stellt Ihnen mächtige Werkzeuge zur Verfügung, um die Papierflut nicht nur zu beherrschen, sondern aus den Schwächen eines Papierdokuments eine Stärke zu machen. Die Dokumentenarchivierung archiviert digitalisierte Dokumente und macht sie somit such- und durchsuchbar. Sie stellt zudem einen eindeutigen Kontext zu anderen Geschäftsdaten, wie Aufträgen, Kunden- oder Personalstammdaten her, so dass Dokumente immer dort aufscheinen, wo sie auch hingehören.
Leistungsstarke Archivierung
Dank frei definierbarer Dokumentenkategorien können Sie jegliche Art von Dokumenten in der Archivierung ablegen. Dank integrierter OCR-Texterkennung werden auch solche Dokumente während des Imports ausgelesen, die keine digitale Textinformation beinhalten. Somit können auch gescannte Dokumente oder Bilder durchsuchbar gemacht werden.
Schlüsselinformationen, wie z.B. Kundennummern, Auftragsnummern u.ä. werden dabei von der Archivierung benutzt, um ein Dokument gezielt mit anderen Datensätzen in MD-Premium zu verknüpfen und somit korrekt zuzuordnen. Das können sowohl Aufträge sein, als auch Kunden-, Lieferanten- oder Personalstammdaten.
Für wiederkehrende Dokumente, wie z.B. Lieferantenrechnungen, können Sie Vorlagen erstellen, anhand derer das jeweilige Dokument erkannt und korrekt zugeordnet werden kann, wodurch viel manuelle Arbeit beim Erfassen eines Dokuments entfällt. Eine eingebaute Kommentar- und Quotation-funktion erlaubt die Implementierung eines Vier-Augen-Prinzips, bevor ein Dokument endgültig freigegeben und archiviert wird.
Die Dokumentenarchivierung kann aber auch für ausgehende Dokumente verwendet werden, also etwa Angebote, Lieferscheine oder Rechnungen, die mit MD-Premium erstellt wurden. Ohne Archivierung wird im ERP-Modul nur die aktuelle Version des jeweiligen Dokuments vorgehalten. Die Archivierung speichert alle Versionen dieses Dokuments, womit Sie Zugriff auf die gesamte Historie dieses Dokuments haben.
Digitale Signatur
Manche Dokumente benötigen explizit die physische Unterschrift einer berechtigten Person, um verschickt oder weiterverarbeitet zu werden. Der klassische Weg, ein solches Dokument auszudrucken, der Person zur Unterschrift vorzulegen und das unterschriebene Dokument wieder einzuscannen, ist nicht nur sehr zeit- und arbeitsaufwändig. Es unterbricht auch den Arbeitsfluss in MD-Premium.
Die Dokumentenarchivierung bietet die Möglichkeit, ausgewählte Dokumente online signieren zu lassen. Sie benötigen dazu einen Webbrowser und idealerweise ein mobiles Endgerät mit Touchscreen und Stift. Sie können wahlweise die Unterschrift frei am Dokument platzieren oder einen fix dafür vorgesehenen Bereich definieren.
Die Unterschrift wird danach fix im Dokument verankert und mit dem Dokument verschickt bzw. archiviert.
Revisionssichere Speicherung
Dokumente, die in der Archivierung abgelegt werden, sind meist geschäftsrelevant und unterliegen behördlichen Auflagen, was die Aufbewahrungszeit und Manipulationssicherheit anbelangt.
Dokumente der Archivierung werden nach höchsten Sicherheitsstandards abgelegt. So kann ein archiviertes Dokument nur mit besonderen Berechtigungen wieder gelöscht werden, wodurch das versehentliche Löschen einer Datei weitestgehend ausgeschlossen werden kann.
Sofern die Anforderungen an die Datensicherheit noch höher sind, können Sie die Dokumentenarchivierung mit einem revisionssicheren S3-Speicher verbinden. Dokumente werden dann physisch an einen Cloudspeicher ausgelagert, der - sofern als WORM-Speicher (Write Once, Read Many) konfiguriert - das nachträgliche Manipulieren oder Löschen von Dateien mit absoluter Sicherheit unterbindet.
Weitere Features
Dublikatenerkennung
Dublikatenerkennung
Die Dokumentenarchivierung kann dahingehend konfiguriert werden, importierte Dokumente, die bereits archiviert wurden, zu erkennen und entsprechend zu kennzeichnen, um eine doppelte Archivierung zu vermeiden.
Berechtigungs-
management
Berechtigungs-
management
Punktgenaue Vergabe von Berechtigungen an Benutzer oder Abteilungen für spezifische Dokumente
Automatische Dokumententrennung
Automatische Dokumententrennung
Durch die Platzierung spezieller QR-Codes können große Mengen an Dokumenten auf einen Schwung eingescannt werden. Die Archivierung trennt dieses Massendokument beim Import anhand der QR-Codes dann automatisch in entsprechende Teildokumente.
Workflows
Workflows
Workflows sind frei definierbare Arbeitsabläufe in MD-Premium. Die Archivierung wird mit vorintegrierten Workflows ausgeliefert, um Eingangsrechnungen zu prüfen, kontentechnisch zuzuteilen und in die Buchhaltung überzuleiten
Dublikatenerkennung
Dublikatenerkennung
Die Dokumentenarchivierung kann dahingehend konfiguriert werden, importierte Dokumente, die bereits archiviert wurden, zu erkennen und entsprechend zu kennzeichnen, um eine doppelte Archivierung zu vermeiden.
Berechtigungs-
management
Berechtigungs-
management
Punktgenaue Vergabe von Berechtigungen an Benutzer oder Abteilungen für spezifische Dokumente
Automatische Dokumententrennung
Automatische Dokumententrennung
Durch die Platzierung spezieller QR-Codes können große Mengen an Dokumenten auf einen Schwung eingescannt werden. Die Archivierung trennt dieses Massendokument beim Import anhand der QR-Codes dann automatisch in entsprechende Teildokumente.
Workflows
Workflows
Workflows sind frei definierbare Arbeitsabläufe in MD-Premium. Die Archivierung wird mit vorintegrierten Workflows ausgeliefert, um Eingangsrechnungen zu prüfen, kontentechnisch zuzuteilen und in die Buchhaltung überzuleiten
Die Produktmatrix zeigt sämtliche Funktionen von MD-Premium und welches Modul lizenziert werden muss, um die betreffende Funktionalität verwenden zu können.