Einen Schritt näher zum papierlosen Büro

Die Dokumentenarchivierung ist primär für alle Arten von ein- und ausgehenden Geschäftsdokumenten gedacht (Angebote, Lieferscheine, Rechnungen). Prinzipiell kann aber jeder beliebige Dokumententyp definiert werden.

Ja. Im Zuge des Imports erfolgt ein optionaler Scan über eine OCR-Software, um das Dokument durchsuchbar zu machen.

Ja, das ist möglich. Über die sog. Suchfelder können bestimmte Informationspunkte, wie z.B. Kunden- oder Auftragsnummer, aus dem Dokument extrahiert und separat im entsprechenden Datensatz abgelegt werden. Auf Basis dieser Suchfelder können Verknüpfungen mit anderen Datensätzen hergestellt werden.

Sie können für einen klar definierten Dokumententyp (z.B. Eingangsrechnung einer bestimmten Firma) eine Vorlage definieren. Dort legen Sie fest, wo die relevanten Informationen (Rechnungsnummer, Auftragsnummer, Firmennummer etc…) zu finden sind. Werden diese Informationen beim Import erkannt, kann der Dokumententyp automatisch zugeordnet und die Informationen ausgelesen werden.

Sie können für jeden Dokumententyp einen oder mehrere Bestätiger festlegen (Benutzer, Abteilung), die das Dokument im Zuge des Imports bestätigen. Die Bestätigung hat allerdings nur informellen Charakter, der keinen Einfluss auf die Freigabe des Dokuments hat. Ist ein echter Genehmigungsprozess gefordert, kann der allgemeine Genehmigungsmechanismus von MD-Premium eingebunden werden. Dieser erfordert allerdings eine individuelle Anpassung des Systems.

Die digitale Unterschrift erfolgt ausschließlich über den Web-Client. Idealerweise sollte hierfür ein Gerät benutzt werden, das die Nutzung eines Stiftes unterstützt (wegen der Unterschriftstreue), aber prinzipiell kann die Unterschrift auf jedem webfähigen Gerät angefertigt werden.

Die Möglichkeit besteht, wenn der zugrundeliegende Report, auf dem das zu unterschreibende Dokument basiert, mit Xtra Reports erstellt wurde. Ältere Reports, die noch mit Crystal Reports designed wurden, bieten diese Funktion nicht an.

Dokumente werden standardmäßig direkt in der Datenbank abgelegt, somit ist eine direkte Manipulation der Datei äußerst schwierig, weil dazu ein Zugriff auf die Datenbank nötig ist. Dokumente, die einmal freigegeben und archiviert wurden, können nur mit Administratorrechten wieder zur Bearbeitung freigegeben werden. Durch diese Mechanismen sind archivierte Dokumente bereits sehr gut gegen Manipulationen geschützt.

Wenn echte Revisionssicherheit gewünscht ist, die auch gerichtlich Bestand hat, kann die Archivierung mit einem revisionssicheren S3-Speicher gekoppelt werden. Die Dateien werden dann auf diesen Speicher ausgelagert und unveränderlich abgespeichert, sofern der S3-Speicher als WORM (Write Once, Read Many) konfiguriert ist.

Ja, sowohl die Dokumentenarchivierung als auch der Standardmechanimsus für Dokumente können optional mit einem S3-Speicher gekoppelt werden. Das hat drei große Vorteile:

• Sie entlasten die Datenbank und reduzieren die Datenbankgröße, was vor allem bei größeren Unternehmen mit einem hohen Dokumentenaufkommen spürbar ins Gewicht fällt.
• Dokumente können revisionssicher abgelegt werden, womit auch die Einhaltung von gesetzlichen Richtlinien sichergestellt ist.
• Sie können S3-Speicher in Verbindung mit einem CDN benutzen, um in MD-Premium gespeicherte Dokumente weltweit Ihren Kunden zur Verfügung zu stellen, ohne die Datenbank zu kompromittieren.

Ein spezieller QR-Code kann am Ende eines Dokuments angebracht werden. Wird ein Stapel solcher Dokumente eingescannt und in MD-Premium importiert, kann das System anhand dieser Codes erkennen, wo ein Dokument aufhört und das nächste beginnt, und somit eine Trennung der Dateien automatisch veranlassen.

Ja, Sie haben die Möglichkeit, die Sichtbarkeit bestimmter Dokumententypen auf ausgesuchte Benutzer zu begrenzen.

Es gibt keine Beschränkungen bezüglich der Aufbewahrungszeiten von Dokumenten. Vorausgesetzt, Sie haben ausreichend Speicherplatz und eine robuste Failsafe-Strategie, um etwaige Hardware-Ausfälle zu kompensieren, können Ihre Daten unbegrenzt vorgehalten werden.

Ja, unter Nutzung eines revisionssicheren S3-Speichers sind die Auflagen der GoBD gemäß Unveränderlichkeit erfüllt.

MD-Premium unterstützt standardmäßig keine Automatische Löschung von Dokumenten nach Ablauf einer eingestellten Frist. Wenn gewünscht, kann eine solche Funktion auf individueller Basis bereitgestellt werden.

Es wird das Format PDF unterstützt, zudem noch eine Reihe von Bildformaten (GIF, PNG, JPEG, SVG) und XML-Dateien.

Das System selbst gibt keine Limitierungen vor. Es gelten die Limits, die von den eingesetzten Hard- und Software-Systemen (verfügbarer Plattenplatz, max. Datenbank-Größe … ) gesetzt werden. Gerade bei Verwendung von S3-Speichern gibt es kein Speicherlimit, das realistischerweise erreicht werden könnte.

Nachdem Dokumente direkt in der Datenbank gespeichert sind, sind diese gegen Systemausfall geschützt, wenn eine passenden (und dringend empfohlene) Failsafe/Backup-Strategie für die Datenbank in Anwendung ist. S3-Speicher sind per Definition gegen Ausfall geschützt.

Ja. Sie können für jeden Auftragscode (ACO) festlegen, ob die daraus resultierenden Dokumente in der Dokumentenarchivierung hinterlegt werden sollen.

Prinzipiell kann jedes Modul von MD-Premium für sich alleine betrieben werden.