Die Arbeitswelt lässt starre, unflexible Arbeitsmodelle immer mehr hinter sich. Klassische 9-to-5 Jobs, wo sich die Belegschaft unisono nach festem Zeitplan ein- und ausstempelt, werden weniger. Stattdessen dominieren Remote- und Teleworking, All-in-Verträge und flexible Teilzeitmodelle immer mehr die Landschaft. Auf der anderen Seite verlangt der Gesetzgeber nach einer soliden, technischen Lösung zur genauen und manipulationssicheren Erfassung von Arbeitszeiten.
Das Time and Attendance-Modul von MD-Premium vereinigt beides: Eine mächtige Zeiterfassungslösung, die über unterschiedlichste Endgeräte erfolgen kann, und hochflexible Arbeitszeitmodelle, um die vielfältigen Anforderungen der heutigen Arbeitswelt sauber in der Zeiterfassung abbilden zu können.
Umfassende Auswertungs- und Planungstools für Urlaube, Kranktage und andere Abwesenheiten unterstützen Belegschaft und Vorgesetzte dabei, die Situation rund um die Arbeitszeiten stets im Auge zu behalten. MD-Premium TAA ist somit eine ideale Ergänzung zum HRM-Modul und rundet die technischen Möglichkeiten der Personalverwaltung von MD-Premium ab.
Flexible Arbeitszeitmodelle
Die Arbeitszeiterfassung in MD-Premium TAA basiert auf flexiblen Tages- und Wochenarbeitszeitmodellen. Im Tageszeitmodell legen Sie fest, wie der jeweilige Arbeitstag zeittechnisch belastet werden darf. Gleitzeit oder Freizeit, in welchem Zeitfenster die Buchungen überhaupt erlaubt sind, welche Pausen einzuhalten sind, was die maximale Tagesarbeitszeit ist und so weiter. Sie können dabei so viele Tagesmodelle definieren, wie es für Ihre Organisation nötig ist.
Im Wochenzeitmodell werden die Tagesmodelle flexibel zu einer Arbeitswoche zusammengefasst. Neben der Wochenarbeitszeit, die sich aus den einzelnen Tagesmodellen ergibt, stellen Sie dort noch globale Themen ein, wie z.B. die Anzahl an Urlaubstagen, wie mit dem Thema Überstunden umgegangen wird oder ob die entsprechende Arbeitskraft generell abwesend ist (Karenz, Sabbatical, etc.).
Im letzten Schritt weisen Sie Ihrem Team die entsprechenden Wochenmodelle zu. Auch das kann sehr flexibel erfolgen, mit unterschiedlichen Wochenmodellen für verschiedene Zeiträume. Auf diese Weise können Sie saisonal abhängige Arbeitszeiten oder alternierende Schichtdienste problemlos im System festlegen. Selbstverständlich berücksichtigt das System dabei Feiertage, die über eine Feiertagsliste zentral in MD-Premium verwaltet werden.
Multi-Plattform Zeiterfassung
Die Stechuhren des 21. Jahrhunderts hängen nicht mehr an der Wand, man trägt sie bei sich. Autonome Außendienstmitarbeiter, Teleworker und digitale Nomaden prägen das heutige Arbeitsleben. Um die Arbeitszeiten dieser Arbeitskräfte erfassen zu können, benötigt es eine mobile Lösung auf Basis von Internet-Technologien. MD-Premium TAA bietet das, und noch mehr.
Im einfachsten Fall reicht ein Klick, um einen Zeitstempel zu erfassen. Dies kann sowohl von der MD-Premium Applikation aus erfolgen, oder von einem beliebigen Webbrowser, einschließlich Tablets und Smartphones. Somit können Ihre Teammitglieder deren Arbeitszeiten rund um die Uhr erfassen, egal an welchem Ort sie sich befinden.
Zeitstempel werden automatisch erfasst und auf deren Zulässigkeit in Bezug auf das aktive Wochenzeitmodell hin geprüft. Einmal gespeicherte Zeitstempel können nur mit besonderer Berechtigung nachträglich geändert werden. Das flexible Rechtsmanagement von MD-Premium lässt Ihnen dabei freie Hand, ob Sie Ihren Teammitgliedern diese Rechte einräumen möchten, und in welchem Umfang. So können Sie verhindern, dass die Zeitstempel selbst geändert werden können, die Homeoffice-Kennzeichnung des jeweiligen Zeitstempels aber schon. Sie haben die volle Freiheit.
Sollten Sie stationäre Systeme, wie Chipkartenlesegeräte, in MD-Premium TAA einbinden wollen, so kann dies über die systemeigene REST-Schnittstelle oder eine Individualprogrammierung erfolgen. Auch bereits existierende Softwarelösungen zur Zeiterfassung lassen sich auf diese Art mit MD-Premium verbinden.
Planung & Auswertung
Flexible Arbeitszeitmodelle und das praktische Erfassen von Arbeitszeiten sind eine absolute Notwendigkeit für ein modernes Zeiterfassungssystem. Eine genaue Übersicht über angefallene Arbeits- und Abwesenheitszeiten ist eine weitere.
MD-Premium TAA bietet umfassende Auswertungsmöglichkeiten der Arbeitszeiten, sowohl für das Personal selbst, als auch für Vorgesetzte, Genehmiger oder Mitglieder der Personalabteilung. Arbeitszeiten werden minutiös aufgeschlüsselt, von einer monatlichen Übersicht bis hin zu den einzelnen Zeitstempeln, die erfasst wurden.
Abwesenheiten, wie Urlaube, Zeitausgleich oder Kranktage können ähnlich wie die Zeiterfassung über eine komfortable Eingabemaske beantragt werden. Sie haben dabei die Möglichkeit, unterschiedliche Abwesenheitsarten festzulegen, und wie mit der jeweiligen Abwesenheit umgegangen werden soll.
Das Thema Urlaub steht dabei besonders im Fokus. Um Kollisionen und damit einhergehende Personalknappheit zu vermeiden, gibt es einen übersichtlichen Urlaubsplaner, wo sowohl die Teammitglieder als auch die Genehmiger eine praktische Übersicht über die Urlaubsverhältnisse des Teams über einen gewählten Zeitraum erhalten. Auf Basis dieser Informationen können die Urlaube entsprechend koordiniert und genehmigt werden.
Die Produktmatrix zeigt sämtliche Funktionen von MD-Premium und welches Modul lizenziert werden muss, um die betreffende Funktionalität verwenden zu können.
Ihre Fragen - unsere Antworten
Das Tageszeitmodell definiert im Detail, wie ein Arbeitstag zeitlich ablaufen soll, inkl. Sollzeiten, Kernzeiten, Pausen und erlaubte Buchungszeiten. Das Wochenzeitmodell definiert die gesamte Arbeitswoche, indem für jeden Tag (auch freie Tage, z. B. Wochenenden) ein passendes Tageszeitmodell ausgewählt wird. Außerdem werden noch globale Einstellungen vorgenommen, wie der Jahresurlaub oder der Umgang mit Zeitguthaben. Wochenzeitmodelle werden dann den jeweiligen Angestellten zugewiesen.
Ja, die Möglichkeit besteht. Im einfachsten Fall fassen Sie unterschiedliche Schichten in einem Wochenzeitmodell zusammen. Das setzt allerdings voraus, dass der Schichtdienst jede Woche gleich abläuft. Bei einer dynamischeren Zuweisung von Schichtdiensten haben Sie die Möglichkeit, sowohl auf Tages- als auch auf Wochenzeitmodelle Berechnungsformeln anzuwenden, mit deren Hilfe Sie berechnen können, wann ein Modell zur Anwendung kommt und wann nicht (z. B. gerade und ungerade Tage). Dies setzt aber wiederum voraus, dass Ihre Schichtdienstplanung einem Muster folgt, das nach bekannten Kriterien vorausberechnet werden kann.
MD-Premium führt eine zentrale Feiertagsliste, die in unterschiedlichen Bereichen des Systems zur Anwendung kommt. Die Zeiterfassung berücksichtigt diese Feiertage als halbe (z. B. Heiliger Abend) oder vollständig (z. B. Nationalfeiertag) arbeitsfreie Tage.
Ja, das lässt sich alles durch entsprechende Kombinationen von Tages- und Wochenzeitmodellen abbilden.
Die Arbeitszeiterfassung erfolgt primär über ein einfaches Popup-Menü in einem Webbrowser. Das kann von jeder beliebigen Plattform aus erfolgen, die in der Lage ist, Webseiten darzustellen, inkl. Tablets und Smartphones.
Ja, abhängig davon, welche Schnittstelle das Gerät anbietet. Moderne Systeme nutzen typischerweise Webservice-Schnittstellen, die mit wenig Aufwand über das WSA-Framework von MD-Premium angebunden werden können. Ältere Systeme haben oft proprietäre Schnittstellen, die über eine Individualprogrammierung angebunden werden können.
Das liegt in der Entscheidungshoheit des jeweiligen Kunden und kann über die Rechtevergabe gesteuert werden.
Ja. Es gibt eine eigene Checkbox, die beim Erfassen des Zeitstempels gesetzt werden kann.
Ja, es gibt eine Urlaubsübersicht, in der alle Mitglieder einer Abteilung die geplanten Urlaube der Abteilung einsehen können.
Sie haben freie Hand bei der Definition unterschiedlicher Abwesenheitsarten und dem Umgang des Systems mit diesen Abwesenheiten.
Das System bietet mehrere Übersichtsebenen, angefangen von einer monatlichen Zusammenfassung, bis hin zu den einzeln erfassten Zeitstempeln.
Ja. Durch die Rechtevergabe kann verhindert werden, dass Zeitstempel durch Unbefugte verändert werden können. Darüber hinaus werden Zeitstempel, die nachträglich geändert wurden, im System entsprechend markiert.
Aus diesen Richtlinien gehen folgende Anforderungen an digitale Zeiterfassungssysteme hervor:
- Digitale Systeme müssen manipulationssicher sein und eine minutengenaue Erfassung ermöglichen, einschließlich Pausen
- Die erfassten Daten müssen für Arbeitnehmende und Arbeitgebende jederzeit einsehbar sein
- Die Zeiterfassung muss auch für mobile Arbeitnehmende / Teleworker möglich sein
- Bei digitaler Erfassung sind die DSGVO-Vorgaben zu beachten (klare Zugriffsregelung, 7 Jahre Aufbewahrungsfrist)
- Die Erfassung kann an die Mitarbeitenden delegiert werden (Selbstbuchung)
Ja, eine entsprechende Integration in Lohnverrechungssysteme kann über die üblichen Schnittstellen (REST, Export, Individualprogrammierung) hergestellt werden.
Jedes System, das über zeitgemäße Schnittstellen verfügt, kann in MD-Premium integriert werden.
Sie können entsprechende Wochenzeitmodelle definieren, und diese global den entsprechenden Angestellten zuweisen.