ERP - Multidata

Die Steuerung und Überwachung von Wirtschaftsgütern und den damit verbundenen Finanztransaktionen gehört zu den Kernprozessen praktisch eines jeden Unternehmens und genießt daher auch entsprechende Priorität. Die Herausforderung beginnt dabei schon bei der Definition, was ein Wirtschaftsgut überhaupt ist. Abhängig von der jeweiligen Branche können das immaterielle Güter sein, wie z.B. Softwarelizenzen, Umschlagartikel, die lediglich gelagert und weitergeleitet werden bis hin zu hochwertigen Produkten und Dienstleistungen, die aus einer Vielzahl von Komponenten in komplexen Produktionsketten erzeugt werden.

Und das ist erst der Anfang. Allen Versuchen der Schablonisierung zum Trotz, funktioniert jede Firma nach wie vor auf ihre eigene, individuelle Weise. Am Papier klingen die Prozesse gleich: Einkauf, Lagerhaltung, Auftragserstellung, Rechnungslegung – wir finden diese Disziplinen in jedem Unternehmen. Aber wie diese Prozesse gelebt werden, unterscheidet sich von Fall zu Fall. Und der Teufel steckt dabei nicht nur im Detail.

Was in letzter Instanz nur eine Konsequenz haben kann: Die zuständige ERP-Software benötigt ein Höchstmaß an Flexibilität und Anpassbarkeit, um die individuellen Eigenarten des jeweiligen Unternehmens bestmöglich abzudecken. Eigenarten, die in vielen Fällen aus gutem Grund existieren. Eigenarten, die – müssen Sie sich stattdessen an ein starres ERP-System anpassen – oft zu Ineffizienzen und Reibungsverlusten in den Prozessabläufen führen und somit zu einer reduzierten Performance Ihres Unternehmens insgesamt.

Mit MD-Premium ERP können Sie dieses Risiko weitestgehend ausschließen. Das ERP-Modul ist das umfangreichste und Feature-mächtigste Modul von MD-Premium. Das ERP-Modul profitiert von mehr als 30 Jahren Entwicklung und erfolgreichem Praxiseinsatz in unterschiedlichen Branchen und Wirtschaftszweigen, und beherrscht somit das Handwerk der Warenwirtschaft aus dem Effeff. Was MD-Premium ERP von anderen Systemen abhebt, ist seine unerreichte Flexibilität und Nachhaltigkeit.

Die gesamte Business-Logik, jede Funktion, kann angepasst und erweitert werden. Neue Funktionen können mühelos hinzugefügt werden. Der Austausch mit der Außenwelt erfolgt über flexibel anpassbare Schnittstellen und Datenformate, wie REST oder EDIFACT. Und Sie können ausgewählte Funktionen zu automatisch ablaufenden Funktionalitäten zusammenfassen, um maßgeschneiderte No-Touch-Verfahren in Ihrer Warenwirtschaft zu etablieren. All dies basiert auf den Prinzipien des Application Frameworks, dem technischen Unterbau von MD-Premium. Flexibilität und Erweiterbarkeit sind keine nachträglichen Überlegungen, sondern fix in dessen Kern integriert und stehen somit allen darauf aufsetzenden Funktionsmodulen zur Verfügung.

Gehen Sie bei Ihrem ERP-System keine Kompromisse ein. Mit MD-Premium ERP sind Ihre individuellen Prozessauslegungen keine Schwäche, sondern eine Stärke, denn sie reflektieren die gewachsene Firmenkultur Ihres Unternehmens. MD-Premium ERP respektiert dies nicht nur, sondern unterstützt Sie aktiv dabei, Ihre Einzigartigkeit zu integrieren und zu einer passgenau zugeschnittenen, digitalen Prozesslandschaft zu kondensieren. Möchten Sie ein ERP, das sich Ihnen anpasst, statt umgekehrt, ist MD-Premium ERP Ihre Wahl.

Auftragsabwicklung

Der essenzielle ERP-Prozess schlechthin ist die Abwicklung von Kunden- und Lieferantenbestellungen. Nachdem ein Bestellprozess abhängig vom jeweiligen Unternehmen ist und viele Phasen und Entscheidungspfade beinhaltet, muss ein ERP den Auftragsprozess individuell gestalten können, so dass er alle möglichen Szenarien abdecken kann.

MD-Premium ERP nutzt hierzu die sog. Auftragscodes. Jeder Auftragscode repräsentiert eine Phase des Auftragsprozesses. Sie können dabei individuell festlegen, welche Phasen als nächstes folgen dürfen, welche Dokumente/Reports generiert werden sollen und welche Aktionen im System ausgeführt werden sollen.

MD-Premium ERP wird ab Werk mit einem umfangreichen Satz vordefinierter Auftragscodes ausgeliefert, welche die meisten Anforderungen von Unternehmen abdecken sollten, sei es nun Handelsunternehmen, Distributoren oder Produktionsbetriebe, einschließlich Preisauskünfte und Angebotslegungen. Selbstverständlich kann ein Kunde aber auch eigene Auftragscodes hinzufügen, wenn deren Bestellprozess dies verlangt.

Für wiederkehrende Aufträge, wie z.B. Serviceverträge können periodische Aufträge im System hinterlegt werden, die zum eingestellten Zeitpunkt automatisch abgewickelt werden. Auch sieht das System eigene Abwicklungsphasen für Webshop-Bestellungen vor. Koppeln Sie Ihre Auftragsabwicklung mit einem Vertriebsprojekt, erhalten Sie automatisch minutengenaue Auswertungen der aktuellen Umsatzsituation Ihres Unternehmens.

Je umfangreicher Ihre Kundenbasis ist und je mehr Aufträge pro Tag abgewickelt werden müssen, desto dringender ist der Bedarf an automatisierten Abläufen in der Bestellabwicklung. Dank der unbegrenzten Erweiterungsmöglichkeiten des MD-Premium Application Frameworks können Sie einzelne Funktionen zu automatisch ablaufenden Funktionsketten zusammenschließen. Die REST-Schnittstelle des Webservice Application Frameworks kann dabei externe Datenquellen einbinden, die ebenfalls automatisch abgefragt und verarbeitet werden können, während die EDIFACT-Schnittstelle für einen automatischen Datenaustausch mit Kunden, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern sorgt.

All diese Möglichkeiten ausschöpfend, können Sie ein maßgeschneidertes No-Touch Verfahren in Ihre Bestellabwicklungen einflechten, wo menschliche Interaktion nur noch dann erfolgen muss, wenn es die Umstände verlangen. Dadurch reduzieren Sie Fehler in der Auftragsabwicklung, entlasten Ihr Personal spürbar und erreichen Produktivitätssteigerung, die Sie vielleicht nie für möglich gehalten haben.

Elektronischer Datenaustausch

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen schreitet immer weiter voran, und der Austausch elektronischer Daten zwischen Geschäftspartnern ist im 21. Jahrhundert fast schon ein Muss, legt man Wert auf effiziente und reibungslose Abläufe.

Aus diesem Grund hat MD-Premium ERP sich das Thema EDI auf seine Fahnen geheftet und zu einer Kernkompetenz gemacht. Ein ausgesprochen mächtiges und flexibel erweiterbares Inhouse-Datenformat auf XML-Basis bildet die Grundlage der EDI-Strategie von MD-Premium. Jegliche Art von Geschäftsinformation kann über dieses Format aus der Datenbank herausgefahren und an beteiligte Empfänger weitergeleitet werden.

Auf Grund der Erweiterbarkeit und Transformerbarkeit von XML-Dateien kann das Inhouse-Format um zusätzliche Aspekte erweitert und in jedes beliebige Zielformat umgewandelt werden. Gerade diese Transformation in ein Zielformat ist Teil des EDI-Prozesses und das System kann empfängerspezifisch konfiguriert werden, welches Zielformat zur Anwendung kommt.

Der bekannteste, globale Standard für den elektronischen Datenaustausch ist UN/EDIFACT. MD-Premium ERP ist vollständig kompatibel mit diesem Standard. Der Datenaustausch erfolgt dabei wiederum mit dem Inhouse-Format, der von der EDIFACT-Clearingstelle empfangen und in das jeweilige Zielformat umgewandelt wird. MD-Premium ist bereits in mehreren, namhaften Clearingstellen integriert und eine Kunden- oder Lieferantenanbindung kann über diese Partner sehr rasch erfolgen. Aufgrund der klaren Struktur und umfangreichen Dokumentation des Inhouse-Formats können aber auch andere Clearinghäuser komplikationslos angebunden werden.

Zusätzlich zum EDIFACT-Standard beherrscht MD-Premium ERP auch andere elektronische Austauschformate, die vor allem auf Grund der e-Rechnungsinitiative der EU immer wichtiger werden. Zu nennen wären da vor allem die Formate ZUGFeRD, XRechnung und ebInterface. Grundsätzlich versteht das System jedes Format, das auf den UBL oder CII-Standards aufsetzt.

Die EDI-Schnittstelle ist hochgradig konfigurierbar. Sie können für jeden Kunden oder Lieferanten individuell festlegen, ob Dokumente in elektronischer Form ausgetauscht werden sollen, in welchem Format dieser Austausch erfolgen soll und in welcher Phase des Bestellprozesses. So können manche Kunden Rechnungen in ZUGFeRD erhalten, andere wiederum erhalten Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen über die EDIFACT-Schnittstelle.

Eine zentrale EDI-Verwaltung erlaubt Ihnen, den Überblick über die aktuellen EDI-Transaktionen zu behalten und archiviert zudem alle historischen Transaktionen zum Zwecke der Fehleranalyse und Nachverfolgbarkeit. Die EDI-Schnittstelle kann über individuelle Funktionserweiterungen in automatisierte Prozesse eingebunden werden und stellt somit einen wichtigen Baustein für Ende-zu-Ende Automatisierungen über die gesamte Lieferkette dar.

Artikel- & Lagerverwaltung

MD-Premium ERP bietet umfangreiche Möglichkeiten, Artikel und die dazugehörigen Artikellager in den Stammdaten zu spezifizieren und zu verwalten. MD-Premium beherrscht dabei sowohl physische Artikel – also Artikel, die typischerweise auf Lager liegen –, Produktionsartikel und immaterielle Artikel, wie Lizenzen, Dienstleistungen und Services.

Dank umfassender Kategorisierungsmöglichkeiten können Sie jeden Artikel präzise beschreiben und spezifizieren. Genaues Artikelbeschreibungen, Produktbilder und Dokumente sind da erst der Anfang. Unterschiedliche Waren- und Preishierarchien ermöglichen eine genaue Klassifikation des jeweiligen Artikels. Dabei können Sie auch Klassifizierungsstandards wie eClass einbinden.

Um für gleichlautende Artikel, die sich nur in Nuancen unterscheiden, nicht eigene Artikelnummern verwenden zu müssen, können Sie unter einer Artikelnummer Varianten hinterlegen, die sich z.B. durch Größe oder Farbe unterscheiden. Diese Varianten werden transparent über den gesamten Bestell- und Lieferprozess dargestellt, inkl. des hauseigenen B2B-Webshops.

Möchten Sie mehrere, thematisch zusammengehörige Artikel zu einer Verkaufseinheit kombinieren, können Sie einen Artikel als Verkaufsset definieren und diesem eine entsprechende Artikelstückliste beifügen. Der Preis des Verkaufssetes wird dabei entweder automatisch aus den kumulierten Einzelpreisen errechnet, oder kann getrennt angegeben werden. Erfordert ein Verkaufsset noch zusätzlichen Aufwand in Produktion oder Zusammenbau, kann stattdessen ein Produktionsset erstellt werden. Produktionssets werden über Produktionsaufträge gesteuert. Diese Aufträge können sowohl im Hause erfolgen, oder an einen externen Dienstleister erteilt werden. Durch Segmentierung der Produktion in Unteraufträge (Set-in-Set) können auch komplexe Produktionsaufträge abgebildet werden. Es steht Ihnen dabei frei, ob Sie anfallende Arbeitszeiten in die Bewertung des fertigen Artikels einfließen lassen möchten oder nicht.

Die Lagerverwaltung von MD-Premium kann alle Szenarien abdecken, die bei Unternehmen vorkommen können. Angefangen vom kleinen Handlager bis hin zu international verteilten Produktions- und Auslieferungslagern. Lager selbst können wiederum in beliebig viele Lagerorte unterteilt werden. Für jeden Lagerort können individuelle Abmessungen, Gewichtszuschläge und Packstückgrößen hinterlegt werden. Außerdem kann jedem Lagerort frei definierbare Lagerortarten zugeordnet werden, etwa wenn eine spezielle Auffangwanne für Chemikalien vorhanden ist oder ähnliches.

Ordnen Sie jeden Artikel individuell einem oder mehreren Lagern bzw. Lagerorten zu, mit individuellen Mindest-, Höchstbeständen und Lieferzeiten. Alternativ zu einer fix organisierten Lagerortzuweisung erlaubt MD-Premium aber auch eine dynamische (chaotische) Lagerführung. Oder Sie verzichten gänzlich auf Lagerorte und überlassen das Mikromanagement ganz dem lokalen Lagerpersonal.

Chargen/Seriennummern

Die lückenlose Erfassung und Verknüpfung von Chargen- und Seriennummern ist absolut unerlässlich in einer qualitätsgesicherten Lieferkette.

Die Artikelverwaltung von MD-Premium ERP erlaubt es, für individuelle Artikel festzulegen, ob diese für Chargen- oder Seriennummern relevant sind. Die Erfassung dieser Daten erfolgt dabei bei Warenübernahme und wird permanent im System gespeichert.

Warenentnahmen für Chargen- oder Seriennummernartikel erfolgt dabei entweder manuell oder automatisch über ein FIFO (First-in, First-out) Verfahren. Damit ist sichergestellt, dass Ware, die schon länger am Lager liegt, zuerst für Kundenaufträge verwendet wird. Eine Vorgehensweise, die vor allem bei verderblicher Ware sehr empfehlenswert ist. Wenn gewünscht, kann das System aber auch auf ein LIFO (Last-in, First-out)-Verfahren eingestellt werden.

Neben der Chargennummer speichert das System auch etwaige MHDs, die mit der jeweiligen Charge verknüpft sind und warnt automatisch vor Ware, die knapp vor dem Ablaufen steht bzw. sperrt Ware, wenn diese das MHD schon überschritten hat. Dank dieser transparenten Ende-zu-Ende Speicherung von Chargen- und Seriennummern wissen Sie stets, welche Artikel von welchem Lieferanten zugestellt wurden und an welche Kunden diese weitergegeben wurden. Die Rückverfolgbarkeit von Artikeln im Falle eines Qualitätsmangels oder einer Rückrufaktion ist sichergestellt. Sie können gezielt die betroffenen Kunden ausfindig machen und entsprechende Maßnahmen einleiten.

Auch können Sie mit Hilfe der Seriennummer Garantiefälle und Wartungsanfragen besser handhaben.

Produktinformation inklusive

Klassische ERP-Systeme legen in der Regel keinen gesonderten Fokus auf die Verwaltung und Bereitstellung von Produktinformationen. Diese Daten werden typischerweise auf eine PIM-Software ausgelagert und über eine Katalogschnittstelle bzw. ein Content Delivery Network an Kunden und Partnerunternehmen ausgespielt.

MD-Premium ERP erspart Ihnen diese zusätzliche, kostspielige Komponente in Ihrer IT-Landschaft. Das ERP-Datenmodell inkludiert umfangreiche Möglichkeiten, Ihre Produkte zu beschreiben und mit Attributen zu versehen. Sie haben dabei freie Hand, welche Attribute Sie für Ihr Produktsortiment definieren und wie Sie diese Ihren Produkten zuordnen. Das System erlaubt es, Produktinformationen mehrsprachig zu hinterlegen und somit für ein internationales Publikum zugänglich zu machen.

In Verbindung mit den Grunddaten eines Artikels, wie Artikelnummer, EAN-Code und Zolltarifnummer, sowie der Möglichkeit, standardisierte Klassifikationsdaten auf Basis von eClass bereitzustellen, bietet MD-Premium ERP alles Nötige, um Produktkataloge zu definieren und diese einem Handelspartner oder Webshopbetreiber zur Verfügung zu stellen. Selbstverständlich greift auch der hauseigene B2B-Webshop von MD-Premium auf diese Daten zurück.

Zusätzlich zu diesen Katalogdaten können Sie über die MD-Premium Dokumentenverwaltung jedem Artikel individuell eine breite Palette an Dokumenten zuordnen, die Sie dann Kunden und Partnern zur Verfügung stellen können. Die Auswahl reicht von Marketing- und Werbematerialien, Datenblättern und Gebrauchsanweisungen bis hin zu multimedialen Inhalten, wie Verkaufs- und Trainingsvideos, sofern Sie diese nicht über eine öffentliche Videoplattform bereitstellen möchten.

Nutzen Sie die Möglichkeit, diese Dokumente über einen S3-Speicher in eine Cloud auszulagern und per Content Delivery Network global zur Verfügung zu stellen, ohne Ihre ERP-Installation mit zu hohem Datenverkehr zu belasten.

Weitere Features

Pfand/Leergutverwaltung

Artikel, wo Leergut anfällt, das zurückgenommen werden muss (z.B. Chemikalienfässer), werden speziell gekennzeichnet. Eine Protokollierung erfasst, welche Artikel zu welchen Kunden geliefert wurden, um entsprechende Rückholungen zu veranlassen, inkl. finanzieller Aspekte (Rücklagen)

Genehmigungsverfahren

Sie können in den Angebots- und Auftragsprozess ein flexibles Genehmigungsverfahren einbinden, um zu definierten Auftragsphasen die Genehmigung einer höheren Instanz einzuholen. Die Notwendigkeit einer Genehmigung kann an Bedingungen geknüpft sein (z.B. Bestellhöhe).

Bestpreisfindung

Das System sucht automatisch aus allen für den jeweiligen Kunden anwendbaren Preismodellen (einschließlich Promotion-Preise) den jeweils günstigsten und bringt diesen zur Anwendung. So wird verhindert, das eine Promotion einen Kunden-Sonderpreis übersteuert, obwohl dieser niedriger ist.

Auftragsbezogene Bestellungen

Erstellung von Lieferantenbestellungen für nicht gelagerte Ware direkt aus einer Kundenbestellung heraus. Zusammenfassung mehrerer Einzelbestellungen zu einer Sammelbestellung.

Frischelieferungen

Kurzfristige (Next-Day) Lieferungen von Frischware dank automatisierter Bestellvorgänge, inkl. Bündelung und Priorisierung von Lieferantenaufträgen und Aufschlüsslung der Sammellieferung auf die einzelnen Kundenbestellungen.

Auftragsbezogene Rückholungen

Rückholaufträge von unverbrauchten Waren werden mit dem Liefervolumen verglichen, um zu verhindern, dass mehr Ware zurückgeschickt wird, als ursprünglich geliefert wurde.

Abgabenverwaltung

Automatische Errechnung div. Abgaben und Gebühren, wie die ARA, ERA und div. Materialzuschläge (Kupfer- und Aluminiumzuschlag), automatische Weiterleitung der Abrechnungsdaten an die zuständigen Abgabestellen.

Kontraktmanagement

Transparente Verwaltung von Lieferanten- und Kunden-kontrakten. Überwachung von Bestellkontingenten und Neuzuteilung von ungenutzten Volumina. Lieferverträge mit mehreren Preisstufen, Zuteilung der passenden Preisstufe nach Preissensibilität des Kunden .

Digitale Lieferscheine

Lieferscheine können vor Ort per mobilem Client signiert und sofort im System abgelegt werden. Dadurch beschleunigt sich die Bestellabwicklung und die mühsame Digitalisierung von unterschriebenen Papierdokumenten entfällt gänzlich.

Registrierkassenanbindung

Anbindung von elektronischen Registrierkassensystemen, einschließlich Einrichtung einer Signatur und Registrierung beim Finanzamt, Startbelege, Tages-, Monats- und Jahresabschluss.

Mobile Lagererfassung/Inventur

Spezielle Funktionalitäten und Abläufe zur mobilen Inventur bzw. Warenerfassung im Lager, inkl. Anbindung mobiler Endgeräte (Smartphones, Tablets, Scanner)

FIBU-Anbindung

Schnittstellen für den Datenaustausch mit einer Finanzbuchhaltungssoftware. Pre-Integration mit dem Buchhaltungssystem der Schmidhuber GmbH, BMD, Diamant. Weitere FIBU-Systeme können projektspezifisch angebunden werden.